Convierte estados de cuenta multicuenta sin mezclar las filas

Hemos probado dos estados de cuenta combinados, cinco ejecuciones cada uno. Uno es el de una cooperativa de crédito con una cuenta de ahorro y una cuenta de cheques bajo un mismo número de socio, digital y corto. El otro es un estado de cuenta combinado de Wells Fargo con una cuenta de cheques de empresa y una cuenta de ahorro de empresa, un PDF escaneado sin capa de texto, con el historial de una de las cuentas repartido en cuatro páginas. Los dos cuadraron en todas las ejecuciones, en las dos cuentas. No hemos probado estados de cuenta con tres o más cuentas, ni con cuentas de préstamo o de tarjeta impresas junto a cuentas de depósito, y esta página no afirma nada sobre ellos.

Los dos difieren en casi todos los detalles y comparten una misma forma. Cada cuenta se introduce con su propio encabezado de sección, cada una imprime su propio saldo inicial y su propio saldo final, y cada una imprime su propio historial de movimientos bajo ese encabezado. Uno resume todas las cuentas al principio en una tabla con la página en la que empieza cada sección; el otro simplemente encadena las secciones. Uno imprime el saldo corriente en cada fila; el otro imprime un saldo una vez por día.

El riesgo en un estado de cuenta combinado es la atribución, no la aritmética: filas correctas una por una pero asignadas a la cuenta equivocada, o la sección de una segunda cuenta leída como continuación de la primera. Las dos cosas producen una hoja de cálculo en la que cada fila está bien y los totales están mal, y nada aguas abajo lo nota hasta que algo no cuadra.

Por eso los encabezados de sección se transcriben exactamente como están impresos, cada fila se registra bajo la sección en la que se imprimió y las cuentas se mantienen en el orden impreso. Nada decide a qué cuenta debería pertenecer una fila; el estado de cuenta ya lo dice. En la pantalla de revisión las cuentas se muestran como grupos, cada uno con su etiqueta y su propio resultado de conciliación, antes de llegar a las filas.

Una transferencia entre dos cuentas del estado de cuenta se imprime dos veces, una como retiro y otra como depósito, y se conserva como dos filas. Eliminar una como duplicado quitaría un movimiento real a cada cuenta y rompería las dos cadenas de saldo.

La conciliación se ejecuta por cuenta: el saldo inicial de esa cuenta, más sus depósitos, menos sus retiros, contra su propio saldo final impreso. Que una cuenta cuadre no dice nada sobre otra, y el veredicto del documento se toma de su peor cuenta, nunca de una suma en la que el faltante de una cuenta cancela el sobrante de otra.

Cuando una cuenta imprime sus propios totales de depósitos y retiros, sus filas se suman y se comparan con ellos. Cuando imprime un saldo corriente, cada importe se compara con la variación del saldo, en la cadena propia de esa cuenta desde su propio saldo inicial. Cuando una cuenta no imprime ninguna de esas cifras, StackExtract informa que la comprobación no pudo ejecutarse, nunca que resultó correcta.

Dos cosas se informan a nivel de documento porque tienen que ver con la lectura y no con la aritmética. Una sección que se leyó sin filas debajo significa que faltan movimientos de esa cuenta en la exportación, y el documento lo dice. Un encabezado leído como cuenta que no imprime ningún saldo ni resumen propio no puede verificarse, así que sus filas se conservan bajo su propio encabezado y se marcan como no verificadas en lugar de plegarse en una cuenta vecina.

No se ajusta nada para que las cuentas cuadren. Cuando las filas de una cuenta no llegan a su saldo final impreso, las dos cifras se muestran tal como se leyeron y la cuenta queda marcada. Un conversor que moviera una fila de una cuenta a otra para que las dos cuadraran estaría inventando la atribución que debía informar.

Un historial largo se parte entre páginas, y en un estado de cuenta combinado las filas posteriores al corte siguen perteneciendo a la cuenta cuya sección empezó antes. En el estado de cuenta de Wells Fargo que probamos, el historial de una cuenta ocupó cuatro páginas mientras la sección de la segunda cuenta venía más adelante en el documento, y cada fila se quedó con su cuenta en todas las ejecuciones.

Se lee el número de cada página y se compara con el recuento que declara el estado de cuenta. Las páginas sin movimientos, como un resumen de cuentas, tablas de comisiones o una hoja de cálculo de saldo, son esperables y no se informan como un problema. Una página declarada que no se leyó, sí, porque una página que no se leyó puede ser la que tiene la segunda cuenta.

Un estado de cuenta combinado es un solo documento, tenga las cuentas que tenga, y cada cuenta se comprueba contra sus propias cifras impresas. Un PDF con dos períodos es otra cosa. StackExtract lee un período y un solo conjunto de totales impresos por cada archivo subido, así que las filas del segundo período se comprobarían contra las cifras equivocadas o no se leerían. Sube cada período como un archivo propio.

Cuando un estado de cuenta combinado es lo bastante importante como para preferir que una persona compruebe la atribución en lugar de hacerlo tú, puedes solicitar la revisión asistida sobre ese documento.

StackExtract es una herramienta independiente y no está afiliada a ningún banco ni cooperativa de crédito, ni respaldada ni conectada con ellos. Lee un documento que ya tienes.

XLSX y CSV llevan los dos una columna de cuenta con el encabezado de sección tal como está impreso, así que las filas pueden ordenarse o filtrarse por cuenta y nada hay que separar a mano. En XLSX, las filas que necesitan revisión van sombreadas.

El CSV preparado para QuickBooks solo tiene las tres columnas que pide esa importación, fecha, descripción e importe, y no tiene columna de cuenta. QuickBooks importa una cuenta por archivo, así que un estado de cuenta combinado se exporta como un CSV por cuenta, descargados juntos en un archivo zip y nombrados por la cuenta y sus últimos cuatro dígitos. Usa XLSX o CSV cuando quieras todas las cuentas en un solo archivo con columna de cuenta. Los tres son archivos que descargas; no hay conexión con tu software contable ni con el banco.