Convierte estados de cuenta de cooperativas de crédito a Excel

Hemos probado un estado de cuenta de Suncoast Credit Union, un PDF digital con una cuenta de ahorro y una cuenta de cheques bajo un mismo número de socio y un mismo período, cinco ejecuciones, y esta página describe ese formato. Las cooperativas de crédito imprimen sus estados de cuenta de formas muy distintas, y un formato que esta página no describe es un formato que no hemos probado. La página no afirma nada sobre ninguna otra cooperativa.

El estado de cuenta imprime el número de socio, el período como un rango de fechas y el número de página, como una posición dentro de un total, en la parte superior de cada página. Cada cuenta se introduce con un encabezado de sección que indica el tipo de cuenta y un sufijo, el número corto que distingue una cuenta de otra bajo el mismo número de socio, con el cotitular nombrado al lado. Las cuentas van una tras otra, y una sección puede empezar a mitad de página.

Cada sección imprime un historial de movimientos con cinco columnas: fecha de registro, fecha efectiva, descripción, importe y el saldo nuevo tras el movimiento. La primera línea del historial es una línea de saldo anterior, con una fecha y un saldo pero sin importe. Una de las dos cuentas imprime además un resumen de actividad encima de su historial, con el saldo previo, los depósitos, los retiros y el saldo final; la otra no imprime ningún resumen.

El estado de cuenta de una cooperativa imprime varias cosas que parecen filas y no lo son. La línea de saldo anterior es el saldo inicial de la cuenta. Una línea de dividendos acumulados en el año, un bloque con los totales de comisiones por sobregiro y por devolución, un resumen de cheques con números e importes y un resumen de puntos de recompensa aparecen en las páginas, y ninguno es un movimiento.

StackExtract trata la línea de saldo anterior y el saldo previo de un resumen de actividad como lo mismo, el saldo inicial de la cuenta, y nunca emite ninguno de los dos como fila. Los bloques de resumen, las tablas de comisiones y las tablas de recompensas quedan fuera de las filas. El resumen de cheques es una segunda impresión de cheques que también son filas con fecha en el historial, así que cada cheque se lee una vez, desde su fila con fecha.

Las descripciones se parten. Una transferencia imprime los datos de la otra cuenta en una segunda línea, un retiro en cajero imprime la dirección del cajero, y una entrada ACH imprime su tipo y su originador en la línea de debajo. Esas líneas se vuelven a unir a la fila a la que pertenecen, y una cifra impresa en la línea de la fila siguiente nunca se toma como el saldo de la fila partida.

Una transferencia entre las dos cuentas se imprime dos veces: una como retiro bajo la cuenta de la que salió y otra como depósito bajo la cuenta a la que entró. Son dos movimientos reales en dos cuentas reales, y StackExtract conserva los dos. Fusionarlos rompería las dos cadenas de saldo.

Cada fila lleva dos fechas, el día en que se registró y el día en que tuvo efecto, y pueden diferir en un día. StackExtract registra una fecha por fila. Cada fecha se comprueba contra el calendario y contra el período impreso, con unos días de margen antes del inicio del período para un movimiento que tuvo efecto antes de registrarse, y ninguno después del cierre. Una fila fuera del período queda marcada con la fecha tal como está impresa, nunca corregida.

El encabezado de sección se transcribe exactamente como está impreso y se separa con una regla fija en el tipo de cuenta y su sufijo, así que la etiqueta de la cuenta en la pantalla de revisión y en la exportación es lo que imprime el estado de cuenta, sufijo incluido.

Cada fila imprime el saldo posterior, así que cada importe se compara con la variación del saldo respecto a la fila anterior, empezando por el saldo anterior. Un importe mal leído aparece en la fila a la que pertenece. La cadena de cada cuenta se comprueba por separado, desde su propio saldo inicial.

Cada cuenta se concilia por separado: su saldo inicial más sus depósitos menos sus retiros debe ser igual a su saldo final impreso, y el resultado se muestra por cuenta. Cuando una cuenta imprime un resumen de actividad, sus filas también se suman y se comparan con los depósitos y retiros que imprimió la cooperativa. Cuando no lo imprime, esa comparación se informa como no disponible, no como superada, porque no hay ninguna cifra impresa contra la que comparar.

Una sección que se leyó sin filas debajo se informa, porque que falten movimientos de una cuenta es el fallo que deja todas las demás comprobaciones con aspecto de correctas. Un encabezado que se leyó como cuenta pero no imprime ningún saldo propio queda marcado como no verificado en lugar de contarse, con sus filas conservadas bajo su propio encabezado.

Se lee el número de cada página y se compara con el recuento declarado. Una página sin movimientos, como la que solo lleva el resumen de cheques y las tablas de comisiones, es esperable; una página declarada que no se leyó se informa. Una comprobación solo se ejecuta cuando el estado de cuenta imprime las cifras que necesita. Cuando no las imprime, StackExtract informa que la comprobación no pudo ejecutarse, nunca que resultó correcta.

Un estado de cuenta con varias cuentas bajo un período es un solo documento, y cada cuenta se comprueba contra sus propias cifras impresas. Un PDF con dos períodos no lo es. StackExtract lee un período y un solo conjunto de totales impresos por cada archivo subido, así que las filas del segundo período se comprobarían contra las cifras equivocadas o no se leerían. Sube cada período como un archivo propio.

StackExtract es una herramienta independiente y no está afiliada a Suncoast Credit Union ni a ninguna otra cooperativa de crédito o banco, ni respaldada ni conectada con ellos. Lee un documento que ya tienes.

XLSX es la opción habitual cuando una persona va a leer el archivo: abre en Excel con las columnas intactas, y la columna de cuenta lleva el encabezado de sección y el sufijo tal como están impresos, así que las filas pueden ordenarse por cuenta. Las filas que necesitan revisión van sombreadas. CSV es la opción cuando otra herramienta va a consumir las filas.

También hay un CSV preparado para QuickBooks, con las columnas de fecha, descripción e importe que pide esa importación y sin columna de cuenta. QuickBooks importa una cuenta por archivo, así que un estado de cuenta de dos cuentas se exporta como dos CSV, uno por cuenta, descargados juntos en un archivo zip y nombrados por la cuenta y sus últimos cuatro dígitos. Son archivos que descargas e importas tú. No son archivos QBO, no son Web Connect y no son una conexión con tu software contable ni con la cooperativa.