Convierte estados de cuenta de Chase a Excel

Hemos probado un estado de cuenta de cheques personal y uno de empresa, cinco ejecuciones cada uno, y esta página describe esos dos formatos. Ambos imprimen el período del estado de cuenta en la parte superior de cada página como un rango de fechas, con el mes escrito con letras y las dos fechas unidas por la palabra through, y numeran cada página como una posición dentro de un total. Ambos empiezan con un bloque CHECKING SUMMARY que lista el saldo inicial, los depósitos y abonos, los retiros con tarjeta de débito y en cajero, los retiros electrónicos, las comisiones y el saldo final.

El estado de cuenta personal imprime sus movimientos en una sola tabla TRANSACTION DETAIL con cuatro columnas: fecha, descripción, importe y saldo. Los cargos llevan signo negativo y cada fila lleva el saldo posterior al movimiento. El saldo inicial y el final aparecen como primera y última línea de esa tabla. El estado de cuenta puede empezar con páginas de avisos sobre la cuenta antes de los movimientos, y cerrar con el aviso sobre resolución de errores.

El estado de cuenta de empresa tiene otra distribución. El bloque de resumen añade una columna INSTANCES, el recuento que hace el propio banco de los movimientos de cada categoría. Los movimientos se imprimen después bajo secciones con encabezado, DEPOSITS AND ADDITIONS, ATM & DEBIT CARD WITHDRAWALS y ELECTRONIC WITHDRAWALS, cada una con su propio total impreso. Esas secciones tienen tres columnas, fecha, descripción e importe, sin columna de saldo y sin signos negativos. El saldo corriente aparece aparte, como una tabla DAILY ENDING BALANCE con una cifra por día, distribuida en tres pares de columnas de fecha e importe. También forman parte del formato un resumen ATM & DEBIT CARD SUMMARY por tarjeta y una página que dice "This Page Intentionally Left Blank".

Las fechas de los movimientos se imprimen solo con mes y día, sin año. El año sale del período impreso en la página. Una compra con tarjeta lleva una segunda fecha dentro de su descripción, la fecha en que se hizo la compra, y los últimos cuatro dígitos de la tarjeta en una línea propia debajo de la fila. Los depósitos por ACH ocupan dos o tres líneas, con el nombre del originador, una descripción y un número de rastreo, y las líneas de referencia de una transferencia bancaria ocupan tres.

StackExtract vuelve a unir esas líneas de continuación a la fila a la que pertenecen, de modo que una descripción se lee como una sola celda y las cifras de la fila siguiente se quedan en la fila siguiente. En el formato de empresa, donde una fila no lleva signo negativo, la dirección del movimiento sale de la sección bajo la que se imprimió, y el nombre de la sección se conserva en cada fila para que veas por qué una cifra se leyó como entrada o como salida de dinero.

Cada fecha se comprueba contra el calendario y contra el período impreso. Una fila con fecha en un día que su mes no tiene, o con fecha posterior al cierre del período, queda marcada para revisión con la fecha tal como está impresa, y nunca se corrige en silencio a una fecha que encajaría.

El bloque de resumen da la primera comprobación en ambos formatos: el saldo inicial, más depósitos y abonos, menos las tres categorías de retiros, debe ser igual al saldo final. Son cifras del banco, no sumas de nuestras filas, y eso es lo que hace que la comprobación valga la pena.

El formato personal permite una segunda comprobación más fuerte, porque cada fila imprime el saldo posterior. Cada importe se compara con la variación del saldo respecto a la fila anterior, así que un importe mal leído aparece en la fila a la que pertenece y no como una diferencia al pie de la página.

El formato de empresa no tiene columna de saldo, así que las filas no pueden comprobarse una por una. A cambio imprime dos cosas: un total debajo de cada sección, que permite contrastar las filas de cada sección con el subtotal del propio banco, y la columna INSTANCES, que dice cuántos movimientos contó el banco en cada categoría, para que puedas contar las filas de cada sección contra ella.

Una comprobación solo se ejecuta cuando el estado de cuenta imprime las cifras que necesita. Cuando no las imprime, StackExtract informa que la comprobación no pudo ejecutarse, nunca que resultó correcta, porque una comprobación ausente y una comprobación superada son hechos distintos y mostrarlas igual haría que ninguna significara nada.

La sección más larga de un estado de cuenta de empresa se sale de la página y continúa en la siguiente bajo el mismo encabezado marcado como "(continued)". Las filas de la segunda página pertenecen a la sección que empezó en la primera, y StackExtract las atribuye así, de modo que el total impreso de la sección se compara con todas sus filas y no solo con las de la primera página.

Se lee el número de cada página y el recuento de páginas leídas se compara con el que declara el estado de cuenta. Las páginas sin movimientos, como los avisos del principio, el aviso legal del final y la página intencionalmente en blanco, son esperables y no se informan como un problema. Una página declarada que no se leyó, sí.

Sube cada período por separado. StackExtract lee un período y un solo conjunto de totales impresos por cada archivo subido, y comprueba las filas contra ellos, así que un archivo con dos estados de cuenta no puede comprobarse como ninguno de los dos. Una relación con el banco que abarca cuentas de empresa y personales produce un estado de cuenta por cada cuenta, y cada uno es una subida propia con su propio resultado.

StackExtract es una herramienta independiente y no está afiliada a JPMorgan Chase & Co. ni a ningún otro banco, ni respaldada ni conectada con ellos. Lee un documento que ya tienes.

XLSX es la opción habitual cuando una persona va a leer el archivo: abre en Excel con las columnas intactas, incluida la columna de sección de un estado de cuenta de empresa. CSV es la opción cuando otra herramienta va a consumir las filas.

También hay un CSV preparado para QuickBooks, con la forma que pide ese flujo de importación. Es un archivo que descargas e importas tú. No es un archivo QBO, no es Web Connect y no es una conexión con tu software contable ni con el banco.