Convertidor de estados de cuenta para contadores

Con una sola cuenta de usuario trabajas con cinco tipos de documento: estados de cuenta bancarios, facturas, recibos de nómina, W-2 y 1099. Comparten una pantalla de revisión y una misma vía de exportación, así que el flujo de trabajo se aprende una vez y no por cada tipo de documento.

Los estados de cuenta son el caso recurrente, y el producto está construido en torno a ellos: son los documentos más largos, los que más varían de una institución a otra y los que tienen aritmética real que comprobar. Los demás están ahí porque a ellos se les aplica la misma disciplina de revisar antes de exportar.

Es un flujo de trabajo para documentos, no un software contable. No hay libro mayor, ni catálogo de cuentas, ni balanza de comprobación, ni cierre de período. Lo que produce son datos de hoja de cálculo que tú mismo inspeccionaste, para usarlos en las herramientas que ya utilizas.

Como los cinco tipos comparten una pantalla de revisión, las funciones de confianza se comportan igual en todos: los mismos rangos de color en las celdas, las mismas marcas por fila, la misma regla de que una comprobación que no pudo ejecutarse lo dice. Si aprendes qué significa una celda ámbar en un estado de cuenta, ya sabes qué significa en un recibo de nómina.

Las comprobaciones dependen de lo que cada tipo de documento permite comprobar, que es la única forma honesta de hacerlo. Un estado de cuenta tiene aritmética de saldos: saldo inicial más abonos menos cargos, contra el saldo final impreso. Una factura tiene la aritmética de sus partidas y un total contra el que contrastarla. Un recibo de nómina tiene el bruto contra la suma de sus líneas de ingresos, y el neto contra el bruto menos las deducciones.

Cuando un documento aporta las cifras que necesita una comprobación, la comprobación se ejecuta y su resultado se muestra por fila. Cuando no las aporta, se informa como una comprobación que no pudo ejecutarse, nunca como una comprobación correcta. Esa distinción es el valor entero de la capa de confianza: un resultado verde que puede significar "verificado" o puede significar "no se revisó nada" no vale nada.

Lo que ninguna comprobación alcanza es un valor que no tiene nada en el documento con qué compararse. El nombre de un proveedor, una identificación fiscal, un número de cuenta: se extraen y se muestran, y nada los ha confirmado. Cualquier afirmación de que cada campo está verificado sería falsa para cualquiera de estos tipos de documento.

Tampoco se ajusta nada para que una comprobación salga bien. Cuando un documento se contradice, las dos cifras se muestran tal como están impresas y la fila queda marcada: la discrepancia es el hallazgo, y resolverla en silencio sería descartarlo.

Nada sale de StackExtract sin que tú decidas exportarlo. La pantalla de revisión está entre la extracción y la exportación a propósito, y cada una de sus celdas es editable.

Los documentos se quedan en tu cuenta con sus ediciones y resoluciones intactas, así que un trabajo se puede volver a abrir en lugar de rehacerlo. Las preferencias de columnas guardadas para estados de cuenta trasladan el orden y las columnas ocultas que elegiste al siguiente estado de cuenta y a su archivo exportado.

Las exportaciones son CSV y XLSX, y para estados de cuenta también hay un CSV listo para QuickBooks. XLSX suele ser lo indicado para papeles de trabajo; CSV, para lo que vaya a consumir otra herramienta.

En esta versión no hay integración directa ni API. El CSV listo para QuickBooks es un archivo que descargas e importas tú, y es la única salida específica para QuickBooks: no es un archivo QBO (Web Connect). Las decisiones de importación se quedan en tu entorno.

Los archivos exportados conservan las ediciones hechas en la revisión, así que el resultado revisado es el archivo final y no una copia que haya que volver a corregir. Los caracteres acentuados llegan intactos a Excel, lo que importa en cuanto se cruza por nombre un registro de proveedores o de beneficiarios.